Email di lavoro, il Garante privacy riduce i metadati da cancellare

Email di lavoro, il Garante privacy riduce i metadati da cancellare

Il Garante privacy ha pubblicato nuove linee guida che rivedono significativamente le regole sulla conservazione dei metadati delle email aziendali, limitando gli obblighi per le imprese. I nuovi regolamenti definiscono chiaramente quali metadati devono essere conservati per il funzionamento dei sistemi di posta elettronica e per quanto tempo, generalmente non superando i 21 giorni, salvo casi specifici. Questa revisione punta a risolvere le preoccupazioni delle aziende riguardo alla gestione dei metadati, assicurando al contempo il rispetto delle normative sulla privacy.

Principali Cambiamenti:

- Definizione più precisa di metadati rilevanti.

- Riduzione del periodo di conservazione standard a pochi giorni, orientativamente non oltre i 21 giorni.

- Specificazione delle condizioni per un'eventuale estensione del periodo di conservazione.

- Chiarimenti sulle informazioni tecniche e i parametri da conservare per garantire il funzionamento dei sistemi di posta elettronica.

Dettagli Tecnici:

- Metadati inclusi: indirizzi IP, data e ora di invio e ricezione, dimensione del messaggio, presenza e dimensione degli allegati.

- Esclusi dal conteggio: corpo delle email e informazioni inerenti all'indicizzazione e archiviazione prolungata non necessaria.

Implicazioni per le Aziende:

- Maggiore chiarezza e riduzione degli obblighi di conservazione.

- Minore complessità nella gestione dei dati tecnici delle email.

- Adozione di un approccio equilibrato che rispetta sia le esigenze di privacy che le necessità operative.

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